Gleitzeit gehört zu den beliebtesten flexiblen Arbeitszeitmodellen in Österreich. Viele Gleitzeitvereinbarungen laufen in Unternehmen seit Jahren oder sogar Jahrzehnten scheinbar problemlos. Umso unangenehmer kann es werden, wenn im Rahmen einer GPLB – der Gemeinsamen Prüfung von Lohnabgaben und Beiträgen – festgestellt wird, dass die Vereinbarung nicht alle gesetzlichen Mindestinhalte enthält oder eine schriftliche Gleitzeitvereinbarung überhaupt fehlt.

Denn § 4b Arbeitszeitgesetz (AZG) stellt klare Anforderungen an eine wirksame Gleitzeitvereinbarung. Fehlt ein erforderlicher Mindestinhalt, kann die gesamte Gleitzeitvereinbarung unwirksam sein – mit erheblichen Folgen insbesondere für die Beurteilung von Überstunden und Zuschlägen.

Was muss eine Gleitzeitvereinbarung enthalten? Welche Fehler kommen in der Praxis besonders häufig vor? Und was passiert, wenn sich bei einer GPLB herausstellt, dass die vermeintlich seit Jahren funktionierende Gleitzeitvereinbarung rechtlich nicht hält?

Was ist Gleitzeit nach § 4b AZG?

Bei gleitender Arbeitszeit können Arbeitnehmer Beginn und Ende ihrer täglichen Normalarbeitszeit innerhalb eines vereinbarten zeitlichen Rahmens selbst bestimmen.

Damit wird den Arbeitnehmer Arbeitszeitautonomie übertragen. Gerade diese Möglichkeit macht Gleitzeit sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer attraktiv: Abhängig von der konkreten Ausgestaltung kann die Arbeitszeit besser an betriebliche ebenso wie an private Bedürfnisse angepasst werden.

Diese Flexibilität ist allerdings an gesetzliche Voraussetzungen gebunden.

§ 4b AZG verlangt eine schriftliche Gleitzeitvereinbarung. In Betrieben ohne Betriebsrat ist dafür eine Einzelvereinbarung mit den jeweiligen Arbeitnehmer erforderlich. Besteht ein Betriebsrat, ist die Gleitzeit durch Betriebsvereinbarung zu regeln.

Darüber hinaus muss die Gleitzeitvereinbarung bestimmte gesetzliche Mindestinhalte enthalten.

Was muss eine Gleitzeitvereinbarung enthalten?

§ 4b AZG verlangt vier wesentliche Mindestinhalte:

• Dauer und Lage der Gleitzeitperiode
• den Gleitzeitrahmen
• das Höchstausmaß der Übertragungsmöglichkeiten von Zeitguthaben und Zeitschulden in die nächste Gleitzeitperiode
• Dauer und Lage der fiktiven Normalarbeitszeit

Gerade diese vier Punkte sind bei der Überprüfung bestehender Gleitzeitvereinbarungen entscheidend.

1. Dauer und Lage der Gleitzeitperiode

Die Gleitzeitperiode ist der Zeitraum, innerhalb dessen die Arbeitszeit durchgerechnet wird. Je nach Ausgestaltung kann das beispielsweise ein Monat, ein Quartal oder ein Jahr sein.

Dabei genügt es nicht, lediglich festzuhalten:

„Die Gleitzeitperiode beträgt zwölf Monate.“

Es muss auch klar sein, wann diese Periode beginnt und damit wie sie liegt.

In der Praxis haben sich Gleitzeitperioden von drei bis zwölf Monaten etabliert. Der Begriff „Periode“ verlangt ein wiederkehrendes Element. Die Gleitzeitperiode kann daher nicht einfach mit der Dauer eines unbefristeten Dienstverhältnisses gleichgesetzt werden.

Möglich sind hingegen Rumpfperioden, etwa bei Eintritt oder Austritt von Arbeitnehmer oder bei einer Änderung während einer laufenden Gleitzeitperiode. Die Sollarbeitszeit ist in diesem Fall sinngemäß zu aliquotieren.

2. Gleitzeitrahmen

Der Gleitzeitrahmen legt die zeitlichen Grenzen fest, innerhalb derer Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit selbst bestimmen können.

Vereinfacht gesagt muss klar geregelt sein, von wann bis wann gearbeitet werden darf.

Auch dieser zeitliche Rahmen muss in der Gleitzeitvereinbarung ausreichend bestimmt sein.

3. Übertragung von Zeitguthaben & Zeitschulden

Besonders häufig entstehen Probleme beim dritten Mindestinhalt: dem Höchstausmaß der Übertragungsmöglichkeiten von Zeitguthaben und Zeitschulden in die nächste Gleitzeitperiode.

Dabei darf die Übertragungsgrenze nicht mit einer laufenden Saldo-Obergrenze verwechselt werden.

Enthält eine Gleitzeitvereinbarung beispielsweise die Regelung

„Das Gleitzeitguthaben darf 80 Stunden nicht überschreiten“,

ist damit zunächst eine Obergrenze für den Saldo innerhalb der laufenden Gleitzeitperiode festgelegt.

Die gesetzlich erforderliche Übertragungsregelung beantwortet hingegen eine andere Frage: Wie viele Stunden dürfen beim Wechsel von einer Gleitzeitperiode in die nächste übertragen werden?

Saldo-Obergrenze und Übertragungsgrenze sind daher zwei unterschiedliche Regelungen.

Die Übertragungsmöglichkeit muss außerdem bereits im Vorhinein in der Gleitzeitvereinbarung festgelegt werden. Sie kann nicht erst nachträglich bei der Abrechnung bestimmt werden.

4. Fiktive Normalarbeitszeit

Der vierte Mindestinhalt betrifft Dauer und Lage der fiktiven Normalarbeitszeit.

Die fiktive Normalarbeitszeit bildet die Bezugsgröße für eine Reihe weiterer Fragen. Sie ist insbesondere dafür relevant, wie viele Stunden etwa bei Urlaub, Krankenstand oder an einem Feiertag gutgeschrieben werden.

Auch Dauer und Lage dieser fiktiven Normalarbeitszeit müssen daher in der Gleitzeitvereinbarung geregelt sein.

Was passiert, wenn ein Mindestinhalt der Gleitzeitvereinbarung fehlt?

Die Konsequenz eines fehlenden Mindestinhalts ist erheblich.

Der Oberste Gerichtshof hat in seiner Entscheidung vom 23. Februar 2021, 8 ObS 9/20m, festgehalten, dass das Schriftformgebot des § 4b Abs 2 AZG konstitutiv ist.

Fehlt ein Element des gesetzlichen Mindestinhalts – im konkreten Fall war keine Gleitzeitperiode vereinbart –, ist die Gleitzeitvereinbarung unwirksam.

In diesem Fall gelten die Normalarbeitszeitgrenzen des § 3 Abs 1 AZG. Überschreitungen sind entsprechend als zuschlagspflichtige Überstunden zu beurteilen.

Gerade darin liegt das erhebliche Risiko einer unwirksamen Gleitzeitvereinbarung: Ein Arbeitszeitmodell, das im Unternehmen möglicherweise jahrelang als Gleitzeit gelebt wurde, kann arbeitszeitrechtlich anders zu beurteilen sein als angenommen.

Reicht eine jahrelang gelebte Gleitzeit aus?

In der Praxis begegnet einem häufig das Argument, dass die Gleitzeit im Unternehmen ohnehin seit Jahren auf eine bestimmte Weise gelebt werde und allen Beteiligten klar sei, wie die Regelungen gemeint sind.

Das reicht jedoch nicht aus.

Das Schriftformgebot des § 4b AZG ist kein bloßes Beweiserfordernis, sondern eine Wirksamkeitsvoraussetzung.

Eine gelebte Praxis, eine Betriebsübung oder eine schlüssige Festlegung saniert einen Formmangel daher nicht. Auch eine mündliche Gleitzeitvereinbarung erlangt arbeitszeitrechtlich nicht allein dadurch Gültigkeit, dass sie in der Praxis tatsächlich entsprechend gelebt wurde.

Besteht bereits eine schriftliche Vereinbarung, kann allerdings im konkreten Fall zu prüfen sein, ob sich ein vermeintlich fehlender Mindestinhalt anderweitig aus der Urkunde ableiten lässt.

Die häufigsten Fehler bei Gleitzeitvereinbarungen

Bei der Überprüfung bestehender Gleitzeitvereinbarungen zeigen sich in der Praxis insbesondere folgende Problemfelder:

• keine ausreichend geregelte Gleitzeitperiode
• eine Saldo-Deckelung anstelle einer Regelung der Übertragungsgrenze
• unbestimmte Gleitzeitrahmen
• Nichteinhaltung des Schriftlichkeitserfordernisses
• keine Regelung der fiktiven Normalarbeitszeit

Gerade weil sich diese Punkte anhand der schriftlichen Gleitzeitvereinbarung vergleichsweise einfach überprüfen lassen, können Mängel im Rahmen einer GPLB rasch sichtbar werden.

Gleitzeit und Kernzeit: Wie viel Selbstbestimmung muss bleiben?

Eine weitere Frage betrifft die Kernzeit innerhalb eines Gleitzeitmodells.

Denn Gleitzeit setzt voraus, dass Arbeitnehmer Beginn und Ende ihrer täglichen Normalarbeitszeit innerhalb des vereinbarten Rahmens selbst festlegen können. Damit stellt sich die Frage, wie viel tatsächliche Selbstbestimmung verbleiben muss, damit überhaupt noch von Gleitzeit im Sinne des § 4b AZG gesprochen werden kann.

Diese Frage wird in der Literatur diskutiert und ist durch die Rechtsprechung noch nicht abschließend geklärt.

In der Literatur findet sich beispielsweise eine sogenannte 25-Prozent-Regel. Danach sollen beim Zehn-Stunden-Modell 25 Prozent von acht Stunden der Selbstbestimmung unterliegen. Die Kernzeit dürfte nach diesem Ansatz höchstens sechs Stunden betragen.

Der OGH hatte sich in seiner Entscheidung 8 ObA 58/23x vom 15. Februar 2024 mit der Frage zu befassen, ob ein Modell mit nur minimaler Zeitautonomie überhaupt als Gleitzeit anzusehen ist, ließ diese Frage jedoch ausdrücklich offen.

Wer beispielsweise eine Kernzeit von sieben oder geringfügig mehr Stunden festlegt und daneben lediglich eine halbe Stunde zum Gleiten vorsieht, bewegt sich daher in einem Bereich, bei dem besondere Vorsicht geboten ist.

Was passiert bei einer unwirksamen Gleitzeitvereinbarung?

Ist die Gleitzeitvereinbarung unwirksam, gelten grundsätzlich die Normalarbeitszeitgrenzen des § 3 Abs 1 AZG: acht Stunden täglich und 40 Stunden wöchentlich beziehungsweise günstigere kollektivvertragliche Grenzen, wenn der anzuwendende Kollektivvertrag beispielsweise eine wöchentliche Normalarbeitszeit von 38,5 Stunden vorsieht.

Die mit der Gleitzeit verbundene Durchrechnungsmöglichkeit fällt damit weg. Ebenso besteht keine Möglichkeit zur Ausdehnung der täglichen oder wöchentlichen Normalarbeitszeit auf Grundlage der unwirksamen Gleitzeitvereinbarung.

Der wesentliche Unterschied: Während eine wirksame Gleitzeitvereinbarung gerade dazu dient, Schwankungen innerhalb einer Gleitzeitperiode auszugleichen, wird ohne diese Möglichkeit grundsätzlich jeder einzelne Tag und jede einzelne Woche für sich betrachtet.

Überschreitungen der Normalarbeitszeit sind nach § 6 Abs 1 AZG Überstunden und entsprechend § 10 AZG zuschlagspflichtig – im Regelfall mit 50 Prozent, soweit der anzuwendende Kollektivvertrag nichts anderes vorsieht.

Damit können Arbeitszeiten, die im Vertrauen auf eine wirksame Gleitzeitvereinbarung als Normalarbeitszeit behandelt wurden, bei Unwirksamkeit der Vereinbarung rückwirkend als Überstunden zu beurteilen sein.

Gerade wenn mehrere Jahre und eine größere Zahl von Arbeitnehmer betroffen sind, kann das erhebliche finanzielle Auswirkungen haben.

Zusätzlich ist zu prüfen, ob aufgrund nicht ausbezahlter gesetzlich zustehender Zuschläge eine Unterentlohnung nach dem LSD-BG eingetreten ist.

Unwirksame Gleitzeit: Müssen sämtliche Stunden nachbezahlt werden?

Die Unwirksamkeit einer Gleitzeitvereinbarung bedeutet allerdings nicht automatisch, dass sämtliche betroffenen Arbeitsstunden noch einmal vollständig zu bezahlen sind.

Wurde die Gleitzeit tatsächlich gelebt, sind die Grundstunden in aller Regel bereits abgegolten. Sie wurden beispielsweise 1:1 als Zeitausgleich konsumiert oder nicht übertragbare Zeitguthaben wurden am Ende der Gleitzeitperiode als Überstunden ausbezahlt.

Ist das der Fall, besteht der offene Anspruch nicht in den bereits abgegoltenen Grundstunden, sondern in den Zuschlägen für jene Stunden, die nach § 6 Abs 1 AZG als Überstunden zu qualifizieren sind.

Im konkreten Fall sind außerdem Fragen der Verjährung und des Verfalls zu prüfen.

Was gilt bei All-In-Verträgen?

Eine weitere Ebene bilden All-In-Verträge.

Besteht eine echte All-In-Klausel, sind Überstunden bis zur jeweiligen Deckungsgrenze bereits abgegolten.

Die Prüfung erfolgt daher in zwei Schritten: Zunächst ist zu ermitteln, welcher potenzielle Anspruch aufgrund der unwirksamen Gleitzeitvereinbarung besteht. Anschließend ist die Deckungsprüfung entsprechend neu durchzuführen.

Zu beachten ist außerdem: Ein Verfall – unabhängig davon, ob er sich aus dem Arbeitsvertrag oder dem anzuwendenden Kollektivvertrag ergibt – schließt eine Unterentlohnung nach dem LSD-BG nicht aus.

Auch wenn arbeitsrechtliche Ansprüche bereits verfallen sein sollten, kann das Thema daher weiterhin relevant sein. In solchen Fällen können umfangreiche Nachzahlungen erforderlich werden, um einer Strafbarkeit nach dem LSD-BG zu entgehen.

Warum Gleitzeitvereinbarungen vor einer GPLB geprüft werden sollten

Bei einer GPLB werden insbesondere Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer überprüft. Diese Abgaben knüpfen an das Entgelt an – und dessen Höhe wiederum kann wesentlich von arbeitszeitrechtlichen Fragen abhängen, beispielsweise davon, ob Überstunden oder bestimmte Zuschläge angefallen sind.

Die Wirksamkeit einer Gleitzeitvereinbarung kann damit zu einer entscheidenden Vorfrage werden.

Hinzu kommt: Ob die gesetzlich erforderlichen Mindestinhalte einer Gleitzeitvereinbarung vorhanden sind, lässt sich anhand der Vereinbarung vergleichsweise einfach überprüfen.

Der beste Zeitpunkt, bestehende Gleitzeitvereinbarungen zu überprüfen, ist daher nicht erst jener, an dem die Prüfer bereits im Unternehmen sind.

Fazit: Bestehende Gleitzeitvereinbarungen rechtzeitig überprüfen

Gleitzeit kann Unternehmen und Arbeitnehmer erhebliche Flexibilität ermöglichen. Voraussetzung ist allerdings, dass die rechtlichen Anforderungen an das Arbeitszeitmodell eingehalten werden.

Insbesondere die vier Mindestinhalte des § 4b AZG und das Schriftlichkeitserfordernis sollten bei bestehenden Gleitzeitvereinbarungen genau geprüft werden. Eine jahrelang gelebte Praxis kann eine unwirksame schriftliche Vereinbarung oder eine fehlende schriftliche Vereinbarung nicht ersetzen.

Stellt sich erst im Rahmen einer GPLB heraus, dass die Gleitzeitvereinbarung unwirksam ist, können sich daraus insbesondere Nachforderungen von Überstundenzuschlägen sowie weitere abgaben- und lohndumpingrechtliche Fragen ergeben.

Sie möchten eine bestehende Gleitzeitvereinbarung überprüfen oder Ihr Arbeitszeitmodell rechtssicher gestalten?

Wir unterstützen Unternehmen bei der rechtlichen Prüfung und Gestaltung von Gleitzeitvereinbarungen und anderen flexiblen Arbeitszeitmodellen – am besten, bevor Mängel im Rahmen einer GPLB zum Problem werden.